Datenschutzerklärung

Alpentis nimmt den Schutz von Personendaten ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert transparent darüber, welche Personendaten wir bearbeiten, weshalb wir dies tun, welche Dienstleister eingesetzt werden können und welche Rechte betroffene Personen nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) haben. Soweit anwendbar berücksichtigen wir auch die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten ist:

Alpentis, Inh. Özdemir
Selim Cem Özdemir
Bahnhofstrasse 27
4402 Frenkendorf
Schweiz

E-Mail: selim-cem.oezdemir@alpentis.ch
Telefon: +41 76 751 87 67

2. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten nur Personendaten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Dazu können insbesondere gehören:

• Kontaktangaben wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma und Funktion
• Angaben aus Kontaktformularen, E-Mails, Telefonaten oder WhatsApp-Nachrichten
• Informationen zu gewünschten Automationen, Prozessen, Systemen und Projektanforderungen
• Vertrags-, Angebots-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen
• Technische Daten beim Besuch der Website, zum Beispiel IP-Adresse, Browser, Gerätetyp, Zugriffszeit und aufgerufene Seiten
• Sicherheitsdaten bei der Nutzung unserer Formulare, zum Beispiel IP-Adresse, User-Agent, Zeitstempel, signierte Formular-Tokens, technische Interaktionsmerkmale und Angaben zur Missbrauchs- beziehungsweise Rate-Limit-Prüfung
• Daten, die im Rahmen eines Automationsprojekts für Analyse, Konzeption, Umsetzung, Testing, Dokumentation oder Support erforderlich sind

3. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere für folgende Zwecke:

• Beantwortung von Anfragen und Durchführung des kostenlosen KI-Checks
• Analyse von Geschäftsprozessen und Erstellung von Angeboten
• Planung, Umsetzung, Testing und Betreuung von KI- und Automationslösungen
• Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung, Buchhaltung und administrative Kommunikation
• Sicherheit, Betrieb, Fehleranalyse und Verbesserung unserer Website
• Erkennung und Abwehr von Spam, Bots, automatisierten Formularanfragen und sonstigem Missbrauch
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten und Wahrung berechtigter Interessen

4. Rechtsgrundlagen

Nach Schweizer Datenschutzrecht bearbeiten wir Personendaten, wenn dies rechtmässig, verhältnismässig und für die betroffene Person erkennbar erfolgt. Falls die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung je nach Situation auf Vertragserfüllung, vorvertragliche Massnahmen, gesetzliche Pflichten, berechtigte Interessen oder eine Einwilligung.

5. Kontaktformular, E-Mail, Telefon und WhatsApp

Wenn Sie uns kontaktieren, verwenden wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für die weitere Kommunikation. Formulare auf dieser Website werden vor der Weiterleitung technisch auf Spam und Missbrauch geprüft. Nach erfolgreicher Prüfung können die von Ihnen eingegebenen Formulardaten über Make.com an unsere internen Abläufe weitergeleitet werden. Falls diese Übermittlung technisch nicht möglich ist, kann die Anfrage ersatzweise über die Server-Mailfunktion an unsere Kontaktadresse übermittelt werden.

Bei WhatsApp gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters. Bitte senden Sie über WhatsApp keine besonders sensiblen oder vertraulichen Informationen, wenn dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde.

6. Website, Cookies und lokale Speicherung

Unsere Website ist grundsätzlich statisch aufgebaut. Wir verwenden einen Cookie-Hinweis, dessen Bestätigung im Browser lokal gespeichert wird. Diese Speicherung dient nur dazu, den Hinweis nach Bestätigung nicht erneut anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie in unseren Cookie-Hinweisen.

In der aktuellen Version der Website sind keine Analyse- oder Marketing-Tracking-Skripte eingebunden. Sollten solche Dienste künftig eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert.

7. Spam- und Missbrauchsschutz bei Formularen / Cloudflare Turnstile

Zum Schutz unserer Kontaktformulare und des Prozess-Checks vor automatisierten Anfragen, Spam und sonstigem Missbrauch verwenden wir technische Sicherheitsprüfungen. Dazu gehören unter anderem ein unsichtbares Honeypot-Feld, ein signiertes Formular-Token, eine Mindest-Ausfüllzeit, eine Prüfung auf Nutzerinteraktion und ein zeitlich begrenztes Rate Limiting anhand technischer Verbindungsdaten.

Zusätzlich verwenden wir Cloudflare Turnstile, einen Sicherheitsdienst von Cloudflare, Inc. Beim Aufruf eines geschützten Formulars kann Turnstile technische Signale aus dem Browser und der Verbindung verarbeiten, um zwischen menschlichen Nutzern und automatisiertem Verkehr zu unterscheiden. Nach Angaben von Cloudflare gehören dazu insbesondere Client-IP-Adresse, TLS-Fingerprint, User-Agent, Site Key, zugehöriger Ursprung und weitere für die Bot-Erkennung erforderliche Signale. Cloudflare gibt an, dass Turnstile keine Inhalte aus Formularfeldern oder sonstige Seiteneingaben für diese Sicherheitsprüfung ausliest, speichert oder übermittelt.

Nach erfolgreicher Prüfung erzeugt Turnstile ein Sicherheitstoken. Dieses Token wird von unserem Server über die Siteverify-Schnittstelle von Cloudflare validiert. Die Verarbeitung dient ausschliesslich der Sicherheit unserer Website und der Abwehr missbräuchlicher Formularanfragen; sie wird nicht zu Werbe- oder Marketingzwecken eingesetzt.

Cloudflare ist ein Anbieter mit Sitz in den USA. Im Rahmen der Sicherheitsprüfung kann deshalb eine Verarbeitung von technischen Daten ausserhalb der Schweiz stattfinden. Weitere Informationen finden Sie im Turnstile Privacy Addendum von Cloudflare und in der Datenschutzrichtlinie von Cloudflare.

8. Eingesetzte Tools und Dienstleister

Für die Website, Automationsprojekte und interne Abläufe können je nach Zweck folgende Dienste oder Anbieter relevant sein:

• Cloudflare Turnstile für Spam-, Bot- und Missbrauchsschutz bei Webformularen
• Make.com für visuelle Automationen, App-Verbindungen und die Weiterleitung geprüfter Formularanfragen
• Zapier für schnelle Integrationen zwischen Standardtools
• n8n für flexible Workflows, insbesondere bei selbst gehosteten Setups
• Infomaniak für Schweizer Hosting und Infrastruktur
• AbaNinja beziehungsweise DeepCloud für CRM, Buchhaltung, Offerten, Rechnungen und administrative Abläufe
• E-Mail-, Telefonie- und Kommunikationsdienste zur Kundenkommunikation

Wir wählen Dienstleister sorgfältig aus und prüfen bei Projekten, welche Daten verarbeitet werden, welche Systeme beteiligt sind und welche technische oder organisatorische Schutzmassnahmen erforderlich sind.

9. Datenstandorte und Übermittlung ins Ausland

Wir bevorzugen bei sensiblen Automationsprojekten Schweizer Infrastruktur, insbesondere bei selbst gehosteten n8n-Setups und Hosting über Schweizer Anbieter. Je nach eingesetztem Tool können Daten aber auch in der Schweiz, in der EU, in den USA oder in weiteren Ländern verarbeitet werden.

Bei einer Übermittlung in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau achten wir auf geeignete Schutzmassnahmen, soweit diese erforderlich und verfügbar sind. Dazu können vertragliche Garantien, technische Schutzmassnahmen, Beschränkung der Datenmenge, Pseudonymisierung, Verschlüsselung oder eine projektbezogene Risikoabwägung gehören.

10. Automationsprojekte und Kundendaten

Bei Kundenprojekten bearbeiten wir Daten grundsätzlich im Rahmen des vereinbarten Auftrags. Dazu können Prozessdaten, Beispieldokumente, Systemzugänge, Testdaten, Protokolle und fachliche Informationen gehören. Wir empfehlen, für Tests möglichst anonymisierte oder reduzierte Daten zu verwenden, sofern echte Daten nicht zwingend nötig sind.

Zugänge, API-Schlüssel und Berechtigungen werden nur soweit eingerichtet, wie sie für die Umsetzung erforderlich sind. Nach Abschluss eines Projekts werden Zugänge, Testdaten und Projektunterlagen gemäss Vereinbarung zurückgegeben, gelöscht oder weiter betreut.

11. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder berechtigte Interessen eine Speicherung rechtfertigen. Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen können aufgrund gesetzlicher Pflichten länger aufbewahrt werden.

12. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Veränderung zu schützen. Dazu gehören je nach Situation Zugriffsbeschränkungen, sichere Passwörter, verschlüsselte Übertragungen, sorgfältige Rechtevergabe, Dokumentation und regelmässige Überprüfung von Datenflüssen.

13. Bekanntgabe an Dritte

Personendaten werden nur bekanntgegeben, wenn dies für die Leistungserbringung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht, eine Einwilligung vorliegt oder berechtigte Interessen dies rechtfertigen. Empfänger können insbesondere Hostinganbieter, Automationsplattformen, Buchhaltungs- und Kommunikationsdienste, IT-Dienstleister oder Behörden sein.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft über bearbeitete Personendaten verlangen. Je nach Situation können auch Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Datenherausgabe, Widerspruch gegen eine Bearbeitung oder Widerruf einer Einwilligung verlangt werden.

Zur Bearbeitung einer Anfrage kann es erforderlich sein, die Identität der anfragenden Person zu prüfen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder überwiegende Interessen können dazu führen, dass Daten nicht oder nicht sofort gelöscht werden können.

15. Aufsichtsbehörde

In der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundes. Betroffene Personen können sich bei Datenschutzanliegen auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen, insbesondere wenn sich unsere Datenbearbeitungen, eingesetzte Tools oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Version.

17. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter info@alpentis.ch.